Zapytanie ofertowe – „Obsługa kadrowo – płacowa Spółki” oraz „Świadczenie usług z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy na potrzeby Spółki”

Pytania i odpowiedzi

Oferent 1
1. Odnośnie: Zakres pierwszy dotyczy obsługi kadrowo – płacowej Spółki:
– Nasi specjaliści pracują w Warszawie, czy dopuszczają Państwo obsługę wyłącznie zdalną?
Odp. 1 Spółka dopuszcza obsługę wyłącznie w trybie zdalnym.
2. Odnośnie: Zakres drugi dotyczy świadczenia usług z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy na potrzeby Spółki:
d. Szkolenia tematyczne BHP z zakresu pierwszej pomocy, ochrony przeciwpożarowej i inne tematyczne BHP zgodnie z profilem zakładu i posiadanymi uprawnieniami;
– Co rozumieć pod pojęciem „inne tematyczne BHP zgodnie z profilem zakładu i posiadanymi uprawnieniami”?

 Odp. 2 Spółka wykazuje zapotrzebowanie w zakresie szkoleń tj. szkolenia wysokościowe, czy obsługi sprzętu (zwyżki) i innych specjalistycznych. Obsługa Państwa mogłaby dotyczyć albo bezpośredniego przeprowadzania takich szkoleń jeśli mają Państwo w ofercie, albo w zakresie pilnowania terminów ich przeprowadzania i kierowania do odpowiednich placówek, które prowadzą tego typu szkolenia.

3. Odnośnie: Warunki udziału w postępowaniu
Cyt. „świadczą swoje usługi i specjalizują się wyłącznie w zakresach będących przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego”
– Jeśli specjalizujemy się również w ochronie środowiska i cyberbezpieczeństwie, to czy jesteśmy wykluczeni z udziału w postępowaniu?

Odp. 3 Wymienione przez Państwa dodatkowe usługi oferowane w ramach prowadzonej działalności nie wykluczają Państwa z udziału w postępowaniu.
Oferent 2
1. Zakres usług
-sporządzanie listy płac
Tak
-realizacja przelewów wynagrodzeń i płatności do instytucji publicznoprawnych
Nie
-zarządzanie e-zwolnieniami lekarskimi pracowników
Tak
2. Usługi kadrowe: prowadzenie akt osobowych, pilnowanie ważności umów o pracę, badań lekarskich, szkoleń BHP, przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach i świadectw pracy, prowadzenie ewidencji urlopów
Tak
3. Inne:
Wszystkie wymienione w zapytaniu ofertowym.
4. Aktualnie używany program kadrowo-płacowy
Brak w Spółce, INSERT S.A u obecnej firmy świadczącej usługę.
5. Czy są Państwo zainteresowani migracją historycznych danych kadrowo-płacowych z aktualnego programu kadrowo-płacowego do programu kadrowo-płacowego oferenta?
Tak
6. Jeżeli odp. na pytanie 5 twierdząca to za ile lat wstecz chcieliby Państwo zmigrować dane?
Wszystkie lata działalności Spółki.
7. Jeżeli odp. na pytanie 5 twierdząca to dla jakiej grupy:wyłącznie aktualnych pracowników czy także byłych pracowników?
Wszystkich—w zakresie kopii bazy danych.
8. Czy są Państwo zainteresowani dostępem do e-teczek?
Tak
9. Czy przystąpili Państwo do programu PPK/PPE?
Tak
10.Oczekiwany sposób przesyłania pasków wynagrodzeń?
E-mail na skrzynkę służbową
11. System czasu pracy:
Podstawowy
Skrócony
12. Bieżące i prognozowane zatrudnienie:
Umowy o pracę: bieżące – 13 prognoza-13
Umowy zlecenia/o dzieło: bieżące- 2 prognoza- 2
Inne formy zatrudnienia: bieżące – 9 prognoza – 9
13. Listy płac:
Liczba listy płac w miesiącu: podstawowe-4, dodatkowe reguły nie więcej niż 5
Data wypłaty wynagrodzenia: za dany miesiąc z dołu, do 5 dnia następnego miesiąca.
14. Składniki płacowe:
Standardowe (cykliczne)-wynagrodzenia za miesiąc umowy o pracę, umowy zlecenia, kontrakty, wynagrodzenie Członków RN i związane z nimi składniki
Niestandardowe(okazjonalne)-premie uznaniowe, nagrody okolicznościowe, premie dla Zarządu, nadgodziny, świadczenia urlopowe, ekwiwalent, rozliczenie kilometrówki
15. Okres rozliczeniowy:
Z reguły miesiąc (inne w sytuacji niepełnego rozpoczęcia lub zakończenia pracy)
Lista obecności, wniosek o pracę w godzinach nadliczbowych i innych poza stałymi godzinami pracy
16. Średnia roczna fluktuacja zatrudnienia:
Fluktuacja nieznaczna, w ostatnich latach różnica dwóch etatów.
17. Średnia roczna liczba zwolnień lekarskich
Ok 50 w roku poprzednim
18. Wymogi w zakresie raportowania:
Rodzaje raportów-stan urlopów, dane do sprawozdań GUS, wskaźniki stanu zatrudnienia itp.
Częstotliwość raportów-w zależności od potrzeby
Inne wymogi-zgodnie z zapytaniem ofertowym.
19. Struktura organizacyjna Państwa zespołu kadrowo-płacowego
Brak
20. Czy są Państwo zainteresowani platformą www z dostępem dla pracowników i kierowników?
Tak

---

1. Nazwa i adres Zamawiającego
   „INVEST-PARK DEVELOPMENT” Sp. z o.o.
   ul. Uczniowska 16
   58-306 Wałbrzych
   tel. (+48) 74 646 25 70, fax. (+48) 74 646 25 74, e-mail: ipd@ipdevelopment.pl
   www.ipdevelopment.pl

2. Opis Przedmiotu Zamówienia:

   1. Zakres pierwszy dotyczy obsługi kadrowo – płacowej Spółki i obejmuje następujące czynności:

      1. Zakładanie i prowadzenie akt osobowych;

      2. Przygotowywanie dokumentów kadrowych;

      3. Sporządzanie umów dotyczących każdej formy zatrudnienia oraz pozostałej dokumentacji związanej z zawieraniem i rozwiązywaniem tych umów;

      4. Sporządzanie świadectw pracy, wypowiedzeń umów o pracę, dokumentów wymaganych przy przechodzeniu pracowników na emeryturę;

      5. Ewidencjonowanie urlopów, zwolnień lekarskich, nadgodzin i innych absencji;

      6. Wystawianie zaświadczeń o okresie zatrudnienia i wysokości zarobków;

      7. Sporządzanie list płac;

      8. Sporządzanie kartotek wynagrodzenia pracowniczego;

      9. Sporządzanie i przekazywanie pracownikom comiesięcznych wyciągów z wynagrodzenia (tzw. fiszki);

      10. Monitoring terminów: ważności badań lekarskich, szkoleń BHP, kończących się umów o pracę;

      11. Wystawianie skierowań na badania lekarskie;

      12. Rozliczanie zasiłków chorobowych i innych zasiłków w przypadku ich wystąpienia;

      13. Rozliczanie podatku dochodowego od pracowników PIT 4 (w tym ustalanie zaliczek miesięcznych i przekazywanie informacji o kwocie do zapłaty, deklaracje roczne – sporządzanie i przekazywanie do US) PIT 11 (sporządzanie i przekazywanie pracownikom, US);

      14. Rozliczanie czasu pracy i prowadzenie kartotek w tym zakresie;

      15. Prowadzenie ewidencji i rozliczanie delegacji służbowych;

      16. Zgłaszanie i wyrejestrowanie pracowników z ZUS;

      17. Sporządzanie i przesyłanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS;

      18. Korespondencja z ZUS w razie zaistnienia potrzeby;

      19. Obsługa dot. naliczania i rozliczania PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe), w tym także sporządzanie plików do przekazywania do instytucji prowadzącej;

      20. Obsługa dot. PFRON;

      21. Doradztwo związane ze sprawami kadrowo-płacowymi;

      22. Prowadzenie pełnej administracji w zakresie zawierania i obsługi umów cywilno-prawnych ;

      23. Sporządzanie informacji i zestawień płacowych lub pochodnych na wniosek Spółki (informacje niezbędne do przekazania w trakcie audytów, w zakresie sprawozdawczości GUS);

      24. Reprezentowanie Spółki w trakcie kontroli PIP, ZUS, US w obszarze kadr i płac;

      25. Sporządzanie opinii w zakresie spraw kadrowo-płacowych.

1. 2. Zakres drugi dotyczy świadczenia usług z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy na potrzeby Spółki i obejmuje następujący zakres czynności:

      1. Przeprowadzenie szkoleń wstępnych instruktażu ogólnego z zakresu BHP dla nowych pracowników;

      2. Współdziałanie z pracownikiem Spółki w prowadzeniu spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy wynikających z Kodeksu pracy i Rozporządzenia Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, wraz ze sprawozdawczością w tym zakresie;

      3. Szkolenia okresowe pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenia dokumentacji z tych szkoleń oraz wystawiania stosownych zaświadczeń, na podstawie planu szkoleń opracowanego przez Spółkę, a także opracowania dedykowanych materiałów do tych szkoleń i programów szczegółowych;

      4. Szkolenia tematyczne BHP z zakresu pierwszej pomocy, ochrony przeciwpożarowej i inne tematyczne BHP zgodnie z profilem zakładu i posiadanymi uprawnieniami;

      5. Dokonywania okresowych ocen ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy;

      6. Prowadzenie instruktażu w zakresie ochrony przeciwpożarowej;

      7. Prowadzenie procesu postępowania powypadkowego w zakresie wypadków w pracy;

      8. Przygotowanie/nadzór merytoryczny nad opracowaniem dokumentacji BHP i P/POŻ w tym,

         • procedury i instrukcje BHP;

         • procedury postępowania z substancjami i preparatami niebezpiecznymi;

         • procedury gospodarki odzieżą ochronną i środkami ochrony indywidualnej.

      9. Współpraca z ośrodkiem medycyny pracy sprawującym opiekę nad pracownikami;

      10. Współpraca z laboratorium pomiarów czynników szkodliwych;

      11. Reprezentowanie pracodawcy przed jednostkami nadzoru PIP, PIS w trakcie kontroli;

      12. Sprawowania stałego nadzoru na szkoleniami, instruktażami i innymi czynnościami wymienionymi powyżej i przeprowadzenie ich we właściwych terminach;

      13. Terminowe wystawianie skierowań na badania lekarskie, w szczególności wstępne, okresowe, kontrolne;

      14. Sporządzanie opinii w zakresie spraw BHP.

W celu realizacji obowiązków zamieszczonych wyżej, Wykonawca będzie obecny w Spółce stosownie do potrzeb.

3. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
   O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:

• spełniają warunek posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia;

• posiadają minimum pięcioletnie doświadczenie we wskazanych zakresach;

• przedłożą referencje przynajmniej od trzech niezależnych podmiotów;

• mają wdrożone wszelkie wymagane procedury RODO;

• posiadają ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej przez siebie działalności minimum na kwotę 100.000,00 zł;

• świadczą swoje usługi i specjalizują się wyłącznie w zakresach będących przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego.

4. Istotne informacje dotyczące zatrudnienia w Spółce
   Przeciętne zatrudnienie w Spółce w 2024 r. kształtowało się na poziomie:

• Umowa o pracę – 13 osób;
• Umowy zlecenia i inne – 11 osób.

5. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Oferentami

Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Oferentami są:

• Aneta Biały, tel. + 48 570 883 155, e-mail: aneta.bialy@ipdevelopment.pl
• Małgorzata Morel, tel. +48 536 130 828 , e-mail: malgorzata.morel@ipdevelopment.pl

6. Dokumenty składające się na ofertę

   1. Wypełniony formularz oferty podpisany przez Oferenta lub osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta – Formularz nr 1;

   2. Wypełniony formularz – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – Formularz nr 2.

7. Okres związania z ofertą
   Oferent związany jest swoją ofertą przez 30 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

8. Cena oraz waluta oferty
   Walutą oferty jest złoty polski [PLN] i w tej walucie Oferent musi wycenić przedmiot zamówienia. Oferta powinna uwzględniać cenę netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Rozliczenie i zapłata dokonywana będzie w złotych polskich [PLN] na rachunek wykonawcy.

9. Sposób przygotowania oferty

   1. Oferenci winni sporządzić ofertę zgodnie z wymaganiami niniejszego postępowania;

   2. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Oferent nie może składać oferty na to zamówienie jako wykonawca indywidualny i jednocześnie jako wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia wspólnie z innymi oferentami;

   3. Oferent może złożyć ofertę na oba zakresy wymienione w punkcie 2) niniejszego zapytania ofertowego, bądź też tylko na jeden wskazany przez siebie zakres.

   4. Oferta winna być podpisana przez osoby umocowane do reprezentowania Oferenta. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i parafowane przez osoby podpisujące ofertę.

   5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w 1 egzemplarzu.

   6. Dokumenty oraz załączniki dołączone do oferty muszą być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta lub ustanowionego przez Oferenta Pełnomocnika.

10. Terminy składania ofert
    Ofertę należy złożyć:

1. 1. w formie elektronicznej, przesyłając ją na adres e-mailowy: oferty@ipdevelopment.pl, w tytule wskazując wybrany zakres (w przypadku wyboru jednego zakresu) bądź oba zakresy (w przypadku wyboru obu zakresów) do dnia: 21.01.2025 r. do godziny: 10:00 w postaci spakowanej do jednego pliku archiwum .ZIP, zabezpieczonego hasłem. Hasło do pliku należy przesłać oddzielnym mailem w dniu 21.01.2025 r. w godzinach: 10:10 – 10:30.

   2. lub w siedzibie Zamawiającego: „INVEST-PARK DEVELOPMENT” Sp. z o. o., ul. Uczniowska 16, 58-306 Wałbrzych, II piętro – sekretariat Spółki, w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 21.01.2025 r. do godziny 10.00. Ofertę należy złożyć w nieprzezroczystej, zabezpieczonej przed otwarciem kopercie. Koperta powinny być zaadresowane na adres Zamawiającego:

„INVEST-PARK DEVELOPMENT” Sp. z o. o.

ul. Uczniowska 16
58-306 Wałbrzych

i opisana:

Oferta na wykonanie usługi pn.:

„Obsługa kadrowo – płacowa Spółki” oraz „Świadczenie usług z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy na potrzeby Spółki”*

*bądź w przypadku wybrania tylko jednego zakresu – wskazanie wybranego zakresu usług.

11. Wybór oferenta
    Głównym kryterium oceny ofert jest kryterium „Cena”, które stanowi 80 pkt wagi. Drugim istotnym kryterium jest kryterium „Okres funkcjonowania na rynku”, które stanowi 20 pkt wagi.

Lp.	Oznaczenie	Kryterium	Waga punktowa przypisana do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1	A	Cena	80 pkt
2	B	Okres funkcjonowania na rynku	20 pkt

 

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie kryterium oceny ofert:

Punkty przyznane za spełnienie kryterium oceny ofert „Cena”:

„A” = ((cena netto oferty z najniższą ceną)/(cena netto badanej oferty)) * 80 pkt

 

Punkty przyznane za spełnienie kryterium oceny ofert „Okres funkcjonowania na rynku”:

„B” = ((okres funkcjonowania na rynku danego oferenta) / (okres funkcjonowania oferenta z najdłuższym stażem funkcjonowania na rynku))* 20 pkt

 

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ważnych (nieodrzuconych) ofert złożonych przez wykonawców niewykluczonych z niniejszego postępowania. Najkorzystniejsza oferta to ta, która otrzyma największą ilość punktów zsumowanych z obu kryteriów.

12. Warunki uzupełniające

    1. Wszystkie informacje zawarte w załącznikach do oferty będą traktowane jako poufne i nie będą udostępniane osobom trzecim.

1. 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania w przypadku:

      • złożenia mniej niż dwóch ważnych ofert

      • gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na finansowanie Zamówienia,

      • gdy wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że realizacja Zamówienia jest nieuzasadniona, a czego nie można było wcześniej przewidzieć.

   2. Zamawiający zastrzega sobie również prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

   3. Z tytułu unieważnienia zapytania Oferentom nie przysługują żadne roszczenia.

1. Załączniki

1. 1. Formularz nr 1 – Formularz oferty 
   2. Formularz nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu